החבילה של Voice AI ווואטסאפ: איך לקלוט ולסנן לידים 24/7 בלי לגעת בקוד
הלקוחות שלכם מתקשרים וגם שולחים הודעות. שני הערוצים נשארים ללא מענה מחוץ לשעות העבודה. סוכן קולי וסוכן וואטסאפ שחולקים רשומת ליד אחת סוגרים את הפער הזה - ואתם לא פותחים עורך קוד.
תסתכלו איך פניות באמת מגיעות לעסק מקומי. מישהו מתקשר בהפסקת צהריים. מישהו שולח הודעת וואטסאפ ב-22:40. מישהו ממלא טופס ואז מתקשר עשרים דקות אחר כך כי אף אחד לא חזר אליו. כמעט שום דבר מזה לא מגיע דרך הערוץ שסביבו תוכנן האתר שלכם, וכמחצית מזה מגיע כשאף אחד לא ליד השולחן.
לחבילה שפותרת את זה יש שני חצאים: סוכן קולי שעונה לטלפון, וסוכן וואטסאפ שעונה להודעות. שניהם כותבים לאותה רשומת ליד, כך שמתקשר שממשיך בוואטסאפ שעה אחר כך הוא אותו אדם, ולא ליד שני.
מה החבילה באמת עושה
עונה בצלצול הראשון, בכל שעה
הסוכן הקולי עונה לשיחות שאחרת הייתן מפספסים - אחרי שעות העבודה, באמצע עבודה, כששני הקווים תפוסים. הוא מקבל את המתקשר בעברית או באנגלית, אומר במפורש שהוא עוזר אוטומטי, ועובר לעניין.
קולט את הפרטים שנדרשים כדי לחזור
שם, טלפון, מה העבודה או הפנייה, איפה, וכמה זה דחוף. אלה השדות שהצוות שלכם היה רושם על פתק, רק שהם נקלטים כנתונים מובנים.
מסנן לפי הקריטריונים שלכם
אתם מגדירים איך נראית פנייה טובה - סוג שירות, אזור, לוח זמנים, טווח תקציב אם אתם עובדים כך. הסוכן מדרג לפי הכללים האלה ומתעד שורת נימוק, כך שאדם יכול לבטל את ההחלטה תוך שניות.
ממשיך את השיחה בוואטסאפ
מיד אחרי השיחה הליד מקבל הודעת וואטסאפ שמסכמת את מה שנקלט, עם הצעד הבא. תמונות, כתובות ומסמכים הרבה יותר קל לאסוף שם מאשר בטלפון.
מנתב ומתריע לאדם הנכון
פניות בכוונה גבוהה עוברות ישירות למי שמטפל בהן, עם הסיכום מצורף. כל השאר ממתין בתור לבוקר, כבר כתוב ומסודר.
למה שני הערוצים ולא רק אחד
קול ווואטסאפ נכשלים בדרכים הפוכות. שיחת טלפון היא מיידית אבל לא משאירה תיעוד: אין תמונה של הצינור השבור, אין מסמך, אין כתובת כתובה ואין שרשור לחזור אליו. וואטסאפ שומר שרשור ומטפל בקבצים, אבל מתקשר שעומד במטבח מוצף לא יקליד.
הפעלה שלהם כמערכת אחת ולא כשתיים מאפשרת לכל אחד לעשות את מה שהוא טוב בו: השיחה קולטת דחיפות וכוונה ברגע אמת; שרשור הוואטסאפ נושא את הפרטים, המסמכים וההמשך.
מה אתם צריכים לספק (זה כל החלק ה'בלי קוד')
- מספר לניתוב: קו חדש, או הפניה מהקו הקיים כשאין מענה.
- שעות הפעילות, אזור השירות והשירותים שאתם כן ולא לוקחים.
- עשר השאלות שהצוות שלכם עונה עליהן הכי הרבה, עם התשובות שהייתם באמת נותנים.
- קריטריוני הסינון שלכם: מה הופך פנייה לכזו שכדאי לחזור אליה ראשונה.
- לאן הליד צריך להגיע: ה-CRM שלכם, תיבה משותפת, או גיליון להתחלה.
זה הקלט. כל מה שאחריו - הטלפוניה, המודל, החיבור ל-CRM, הניסיונות החוזרים כשה-API נופל - הוא עבודת מימוש שאתם לא רואים.
איך יודעים אם זה עובד
- שיעור מענה: כמה מהשיחות הנכנסות נענות עכשיו, כולל מחוץ לשעות.
- חציון הזמן למענה ראשון, נמדד מהשיחה או מההודעה, לא מרגע שמישהו פתח את ה-CRM.
- פניות מסוננות בשבוע, וכל כמה זמן אדם לא מסכים עם הציון של הסוכן.
- שיעור הסלמה: כל כמה זמן מתקשר מבקש נציג. עלייה היא סימן שחסר משהו בתסריטים.
התחילו רק מחלון השעות שאחרי הסגירה. זו הפרוסה עם הסיכון הנמוך ביותר, השיפור חד-משמעי כי החלופה הייתה שיחה שהתפספסה, וזה נותן לכם שבועיים של תמלולים אמיתיים לפני שאתם מכניסים את המערכת לשעות הפעילות.
רוצים לראות איך זה עובד אצלכם?
קבעו אבחון אוטומציה ללא עלות. נעבור על התהליכים הקיימים ונראה לכם בדיוק אילו מהם יכולים לרוץ בלעדיכם.